Quản lý vận tải là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của mọi công ty hoạt động trong ngành logistics và vận tải. Với sự tiến bộ không ngừng nghỉ của công nghệ hiện đại, việc ứng dụng các giải pháp phần mềm tiên tiến đã mang tới nhiều cơ hội mới giúp nâng cao hiệu quả quản lý vận tải. Bài viết sau đây sẽ tìm hiểu chi tiết cách sử dụng phần mềm quản lý vận tải và lợi ích của chúng đem lại cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu sơ lược về quản lý vận tải
Quản lý vận tải là việc quản lý những vấn đề như giám sát các đơn hàng, quá trình xử lý hàng hóa, giao nhận hàng hóa cho khách đúng hẹn, quản lý các đơn vị vận chuyển và kiểm soát hóa đơn chứng từ một cách hiệu quả. Vì thế, doanh nghiệp phải lập kế hoạch quản lý chi tiết và tổ chức thực hiện các biện pháp phù hợp để có thể giám sát hiệu quả các khâu logistics.
Phần mềm quản lý vận tải là phần mềm chuyên dùng cho việc quản lý đội hình xe tải, container, hàng hoá, báo cáo. Với công dụng chính đó là giúp chủ doanh nghiệp có thể điều hành công ty mình một cách nhanh chóng, hạn chế sai sót thông qua các giao diện trên hệ thống phần mềm này. Doanh nghiệp cũng nhờ đó có thể quản lý hoạt động vận tải hiệu quả theo thời gian thực, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Lợi ích của quản lý vận tải bằng phần mềm hiện đại
Tối ưu hóa lộ trình vận chuyển
Khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát quá trình vận chuyển từ lúc khởi đầu tới khi kết thúc. Người sử dụng phần mềm có thể dễ dàng theo dõi quy trình vận chuyển mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo các công đoạn vận chuyển diễn ra liên tục không bị ngắt quãng.
Đồng thời, doanh nghiệp còn có thể rút ngắn quãng đường di chuyển và tiết kiệm thời gian khi di dời xe bằng công nghệ GPS và phần mềm theo dõi xe. Cụ thể, các dữ liệu thời gian thực và thông tin về điều kiện giao thông được thu thập chính xác và được gửi thông báo về cho máy chủ để xác định lộ trình tối ưu nhất cho các phương tiện vận chuyển của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phần mềm tms cũng giúp doanh nghiệp đơn giản hoá quy trình quản lý thông tin nhân viên, khách hàng, thông tin sản phẩm, thông tin giao hàng. Mọi giai đoạn giao nhận hàng hóa đều được kiểm soát chặt chẽ và chính xác bởi phần mềm.
Quản lý đơn hàng và tài xế tốt hơn
Tính năng giám sát tài xế, định vị xe, hàng hóa, lộ trình vận chuyển trong phần mềm quản lý vận tải có thể sử dụng cho mọi hoạt động trong quá trình vận tải và được kiểm soát một cách dễ dàng bởi doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường hiệu suất công việc. Và việc quản lý cũng trở nên thuận tiện hơn khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra trong quá trình chuyển hàng.
Sau mỗi lần vận chuyển, nhân viên sẽ được đánh giá hiệu suất và thông qua đó, doanh nghiệp có thể tăng cường năng suất lao động thông qua việc thiết lập các chế độ thưởng hoặc phạt rõ ràng.
Tăng cường an toàn và bảo mật cho doanh nghiệp vận tải
An toàn của tài xế và hàng hóa được đảm bảo thông qua việc cung cấp các giải pháp để giám sát hành vi lái xe bằng công nghệ hiện đại khi kết nối với phần mềm quản lý vận tải. Hệ thống theo dõi xe thông qua GPS và cảm biến đã được áp dụng, giúp chủ doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và phản ứng kịp thời đối với các tình huống nguy hiểm trên đường.
Phần mềm quản lý vận tải cho phép người quản lý kiểm tra đầy đủ và chính xác với các hoá đơn. Ngoài ra, toàn bộ các khâu vận tải đều được kiểm soát chặt chẽ theo hệ thống tự động hoá, tất cả giấy tờ đối chứng của các chủ phương tiện và các bên liên quan đều rõ ràng, dễ dàng đối chiếu. Từ đó, bất kỳ lỗ hổng quản lý vận tải nào chủ doanh nghiệp cũng sẽ xử lý một cách kịp thời.
Tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty vận tải
Quản lý vận tải thông minh và hiệu quả là chìa khoá để thúc đẩy cạnh tranh và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng ngày càng khắt khe. Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, bạn có thể nắm bắt các xu hướng mới và giành được sự thành công trong ngành công nghiệp vận tải.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xử lý số lượng đơn đặt hàng lớn một cách dễ dàng nhờ cập nhật số liệu trên hệ thống, các chức năng phân tích báo cáo tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng giúp cho quá trình xây dựng chiến lược phát triển tương lai, trở nên dễ dàng hơn và có chiến lược rõ ràng sẽ có bước đi phù hợp.
Hướng dẫn cách quản lý vận tải hiệu quả trong logistics
Lên kế hoạch cụ thể
Điều đầu tiên và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần cân nhắc là lập kế hoạch cho toàn bộ quy trình hậu cần. Mỗi bước trong quy trình giao nhận hàng hoá cần được người quản lý thực hiện theo một kế hoạch phù hợp. Từ hàng hóa được sản xuất và giao cho đến đóng gói cẩn thận và nhanh chóng cho khách hàng nên được người quản lý sắp xếp theo kế hoạch được lập sẵn và phù hợp.
Chủ doanh nghiệp phải kiểm soát thời gian, chất lượng và các yếu tố khác theo kế hoạch, để có thể đạt được tỷ suất lợi nhuận hiệu quả. Quan trọng nhất, họ phải luôn đặt tiêu chí chất lượng lên hàng đầu. Để theo dõi tốt hơn, người quản lý vận tải phải đảm bảo chất lượng và giao hàng nhanh chóng, lịch trình vận chuyển phải được thực hiện nghiêm ngặt.
Cho dù quy trình được lập kế hoạch cẩn thận đến đâu, doanh nghiệp không thể loại bỏ khả năng xảy ra sự cố. Bởi vì các vấn đề liên quan đến hàng hoá, quy trình vận tải, thời gian luôn có thể xuất hiện. Do đó doanh nghiệp nên có một kế hoạch khẩn cấp dự phòng để giải quyết những vấn đề trên.
Quản lý chi phí kho hàng hiệu quả
Để đảm bảo khả năng cạnh tranh và vận hành thành công trong việc quản lý vận tải, chủ doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí tồn kho, tránh tích trữ hàng hoá trong thời gian dài và sử dụng không gian kho hợp lý. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tránh tình trạng để trống kho.
Kiểm soát chi phí tồn kho cần phải kết hợp với minh bạch trong khâu vận tải. Minh bạch là chìa khóa để doanh nghiệp hiểu được nguyên nhân tắc nghẽn hay sự lãng phí chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp logistics cần tìm hiểu và lựa chọn giải pháp tối ưu, phù hợp nhất nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Đầu tư công nghệ quản lý vận tải chất lượng
Công nghệ đã trở thành một trong những yếu tố kinh doanh chủ chốt và quan trọng trong các ngành công nghiệp, và vận tải cũng không phải ngoại lệ. Việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong các dịch vụ logistics sẽ giúp doanh nghiệp chiếm ưu thế vượt trội so với đối thủ trên thị trường.
Kho bãi, phương tiện vận chuyển, hồ sơ hàng hoá, hệ thống quản lý và theo dõi lô hàng, báo cáo thống kê, hỗ trợ kỹ thuật là các các tính năng quản lý mà phần mềm quản lý vận tải cần có. Công nghệ đã tạo ra nền tảng hợp tác và giao tiếp cho EDI (công nghệ truyền dữ liệu kỹ thuật số), nhằm thúc đẩy trao đổi dữ liệu theo thời gian thực. Do vậy, doanh nghiệp có thể giao tiếp nhanh chóng hơn, tối ưu hoá chi phí và giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn là một vài lợi ích của công nghệ.
Học hỏi kinh nghiệm từ các đối thủ vận tải
Hầu hết thời gian của dịch vụ khách hàng, do các nhà cung cấp dịch vụ logistics, thường đưa ra các thông tin về đơn đặt hàng của họ. Trong khâu quản lý vận tải, quá trình này thường liên quan đến sự tham gia của con người – do đó quá trình tương đối tốn kém thời gian và tiền bạc. Các giải pháp hiển thị có thể được sử dụng để tự động hoá và chuẩn hóa quá trình theo dõi đơn hàng, sau đó báo cáo tự động và cập nhật thông tin khách hàng.
Khả năng theo dõi tự động và các giải pháp tức thì này cho phép khách hàng quản lý đơn hàng từ đầu đến cuối trong chuỗi cung ứng, do đó giảm thời gian và chi phí cho các hoạt động chăm sóc khách hàng, nhờ vậy giảm chi phí hiệu quả.
Nghiên cứu thị trường và thích ứng xu hướng vận tải hiện đại
Một chiến lược nghiên cứu thị trường tốt nhằm xác định địa điểm và khách hàng, đối tác phù hợp sẽ vô cùng quan trọng trong hoạt động logistics. Bên cạnh đó, việc duy trì chất lượng và các tiêu chuẩn dịch vụ trong quản lý vận tải, cũng cho phép công ty duy trì số lượng khách hàng ổn định. Có một mạng lưới tốt sẽ góp phần đem lại doanh thu lớn trong thời gian dài và có ưu thế trước các đối thủ cạnh tranh trên thị trường Logistics.
Tóm lại, với những lợi ích mà phần mềm vận tải đem lại cho doanh nghiệp vận tải, đây chính là công cụ giúp ích cho toàn bộ quá trình logistics ngày nay. Người chủ doanh nghiệp từ đó dễ dàng quản lý và có cái nhìn tổng quan về lợi nhuận cũng như năng suất của công ty mình.
Mọi ý kiến thắc mắc, độc giả hãy để lại bình luận tại website pmvt.com.vn hoặc liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ bên dưới nhé!
>>>Tìm hiểu thêm: Top 13+ Phần Mềm Quản Lý Vận Tải Hiệu Quả 2024
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Áp dụng phần mềm quản lý vận tải giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng sự linh hoạt và tính đáng tin cậy của hệ thống vận chuyển.
Để triển khai phần mềm quản lý vận tải một cách hiệu quả, cần phải có sự đào tạo và hỗ trợ chuyên nghiệp từ nhà cung cấp, cùng với sự tương tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan trong tổ chức.
Phần mềm hiện đại giúp tối ưu hóa lộ trình và phân bổ tài nguyên, từ đó giảm thiểu lãng phí và chi phí không cần thiết trong quản lý vận tải.
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
