Mỗi ngày, trên khắp các tuyến đường lớn nhỏ tại Việt Nam, hàng triệu chiếc xe lưu thông với nhiệm vụ chuyên chở sản phẩm hàng hóa khác nhau di chuyển khắp mọi miền tổ quốc. Tất cả chúng thể hiện cho một mạng lưới cung ứng toàn quốc vận hành ổn định và phát triển. Và liệu bạn có bao giờ thắc mắc “Làm thế nào mà hoạt động này được điều hành và diễn ra một cách suôn sẻ là có hệ thống như vậy?”. Câu trả lời nằm ở cách xây dựng quy trình quản lý vận tải hàng hóa đường bộ bài bản để giải quyết vấn đề vốn phức tạp, đa tầng trở nên logic và có hệ thống hơn.
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ là gì?
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ là phương thức vận chuyển hàng hóa từ điểm này tới điểm kia thông qua mạng lưới giao thông đường bộ và bằng các phương tiện di chuyển trên đường bộ như xe tải, xe container, xe đầu kéo,… Đây là phương thức vận tải phổ biến nhất hiện nay bởi tính linh hoạt, tiện lợi và khả năng tiếp cận cao. Vì khác với vận tải đường biển hay đường hàng không, vận tải đường bộ cho phép hàng hóa chuyển giao trực tiếp tới tay người nhận cuối cùng, địa điểm cuối cùng, kể cả những nơi khó tiếp cận nhất.
Nhờ vào khả năng điều chỉnh linh hoạt, dễ dàng theo yêu cầu của khách hàng, vận tải đường bộ trở thành một lựa chọn không thể thiếu trong nhiều ngành công nghiệp, từ bán lẻ đến sản xuất, nơi mà thời gian giao hàng nhanh chóng và hiệu quả là chìa khóa để thành công.
Ưu nhược điểm của dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ
Sau đây là những ưu và nhược điểm của phương thức vận tải hàng hóa bằng đường bộ:
Ưu điểm
Dịch vụ vận tải đường bộ mang lại nhiều lợi ích đáng kể, không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho toàn bộ xã hội. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật nhất của dịch vụ vận tải đường bộ:
- Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch và lộ trình sao cho phù hợp với yêu cầu cụ thể của khách hàng, từ việc giao hàng tận nơi cho đến việc vận chuyển hàng hóa đến những khu vực xa xôi hoặc khó tiếp cận.
- Giao hàng tận nơi, giảm thiểu nhu cầu vận chuyển thêm bằng các phương tiện khác và tối ưu hóa quy trình giao nhận.
- Thích ứng tốt với mọi kích cỡ và loại hàng hóa từ hàng hóa cồng kềnh, nặng nề đến những mặt hàng dễ vỡ hoặc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt.
- Chi phí cạnh tranh, đặc biệt là đối với các chuyến đi ngắn hạn và vận chuyển trong khu vực.
- Theo dõi và quản lý hàng hóa dễ dàng nhờ vào công nghệ GPS và các hệ thống quản lý vận tải (TMS) hiện đại cho phép theo dõi hàng hóa trong thời gian thực.
- Tối ưu hóa cho các chuyến giao hàng nhỏ và giao hàng nhanh, đặc biệt khi cần giao hàng ngay trong ngày hoặc trong vòng 24-48 giờ.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì vận tải đường bộ vẫn tồn tại những mặt hạn chế như sau:
- Các dịch vụ vận tải đường bộ thường gặp phải các loại chi phí phát sinh như phí sử dụng cầu đường và các khoản tiền phạt do vi phạm luật giao thông.
- Những nguy cơ về an toàn luôn là một vấn đề lớn, với những rủi ro như tai nạn hay sự chậm trễ không lường trước được do kẹt xe.
- So với các phương tiện vận chuyển khác, hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ thường chịu hạn chế về trọng lượng và kích thước.
- Khả năng vận chuyển qua các quốc gia cũng bị hạn chế, tùy thuộc vào mạng lưới giao thông và các quy định vận tải giữa các quốc gia đó.
Quy trình quản lý vận tải hàng hóa đường bộ
Để xây dựng được một quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ, giúp đo lường và kiểm soát chất lượng công việc một cách tốt nhất. Doanh nghiệp vận tải cần nắm vững các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng
Khi khách hàng liên hệ để sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp sẽ yêu cầu cung cấp đầy đủ thông tin về đơn hàng, bao gồm loại hàng hóa, số lượng, và hình thức vận chuyển mong muốn (container hay ô tô, …), và tư vấn lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp nhất.
Bước 2: Báo giá chi tiết
Dựa vào thông tin khách hàng cung cấp gồm trọng lượng, kích thước, khoảng cách nơi nhận, giao hàng, và thời gian giao hàng, công ty vận tải sẽ xác định phí vận chuyển sẽ được thỏa thuận giữa hai bên. Cuối cùng, doanh nghiệp cần đưa ra cam kết về ngày nhận và giao hàng cụ thể.
Bước 3: Vận chuyển hàng hóa
Sau khi hai bên đã thống nhất về giá cả và phương thức vận chuyển đề ra ở bước 2 và tiến tới ký kết hợp đồng cam kết. Công ty vận chuyển sẽ tiếp nhận và phân loại hàng, sau đó xử lý đơn hàng để đảm bảo giao đúng tới tay người nhận.
Khi quá trình vận chuyển diễn ra , thông tin về hàng hóa sẽ liên tục được cập nhật tới chủ hàng thông qua hệ thống quản lý đơn hàng. Khách hàng có thể giám sát tình trạng thực hiện đơn hàng, vị trí hiện tại của hàng hóa và dự kiến thời gian giao hàng để thông báo trước cho bên nhận.
Bước 4: Thu cước vận chuyển
Sau khi đơn hàng đã được vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu và được người nhận xác nhận, quy trình vận chuyển đã hoàn thành. Dựa trên các thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu, chủ hàng sẽ thanh toán cước phí đã thỏa thuận cho công ty vận tải.
Lợi ích của việc xây dựng sơ đồ quy trình quản lý vận tải hàng hóa đường bộ
Quy trình quản lý vận tải hàng hóa là một chuỗi các công đoạn để thực hiện một đơn hàng vận chuyển từ lúc tiếp nhận đến khi giao hàng thành công. Trong đó, bao gồm sự tham gia của nhiều bên như: chủ hàng, đơn vị vận chuyển, dịch vụ bảo hiểm và các bên cung cấp dịch vụ liên quan khác.
Quy trình quản lý vận tải hàng hóa đường bộ bài bản sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa cả về hiệu quả hoạt động lẫn kiểm soát chặt chẽ rủi ro cho doanh nghiệp vận tải. Vì được phát triển và đồng bộ trong hệ thống quản lý, nên quy trình này có thể đem lại nhiều lợi ích cho các đối tượng tham gia. Cụ thể là:
- Đơn giản hóa quy trình quản lý vận tải bằng cách loại bỏ những thủ tục rườm rà và chỉ tập trung vào các khâu thiết yếu. Từ đó, giảm bớt gánh nặng công việc cho nhân viên, tiết kiệm cả về thời gian, chi phí và công sức.
- Quy trình vận quản lý vận tải hàng hóa đường bộ với các bước tiêu chuẩn là giải pháp cho bài toán thời gian cho dịch vụ vận chuyển tận nơi. Đặc biệt là với các đơn hàng dễ vỡ, đơn hàng gấp.
- Củng cố uy tín và hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng, đem lại tiềm năng gia tăng lợi nhuận kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Giảm thiểu rủi ro, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và mang lại sự an tâm cho khách hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
- Quy trình quản lý rõ ràng mang lại sự minh bạch và đồng thuận giữa các bên tham gia quá trình vận chuyển hàng hóa. Quy định rõ trách nhiệm và quyền lợi thông qua trình tự thủ tục, hợp đồng đầy đủ.
Một số lưu ý để hạn chế rủi ro trong quy trình vận chuyển hàng hóa
Quá trình vận chuyển hàng hóa luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro như hư hỏng, thất lạc,… Đề đảm bảo đơn hàng an toàn giao đến tay người nhận cuối cùng, cần lưu ý những điểm sau:
Lưu ý về tải trọng hàng hóa
Cả chủ hàng lẫn đơn vị vận chuyển nên tham khảo qua Thông tư 46/2015/TT- BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải để nắm được các quy định liên quan đến tải trọng hàng hóa khi vận chuyển bao gồm (trọng lượng, kích thước, khổ giới hạn và cách xếp hàng hóa trên các phương tiện khi lưu thông trên đường bộ).
Tuân thủ tải trọng cho phép để phòng tránh nguy cơ hư hỏng phương tiện, ảnh hưởng kết cấu hạ tầng đường bộ,… Cân nhắc sử dụng cân điện tử để đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, tránh tập trung tải trọng về 1 trục của xe, vì có thể dẫn đến mất cân bằng tải trọng, khiến phương tiện gặp bất tiện khi di chuyển.
Chọn loại phương tiện phù hợp
Căn cứ vào loại và tính chất của hàng hóa (hàng dễ vỡ, cồng kềnh, nguy hiểm) để chọn lựa phương tiện vận chuyển phù hợp. Chọn xe phù hợp với kích thước và trọng lượng để tránh vi phạm các lỗi chở quá tải hay quá khổ. Đối với những mặt hàng hóa yêu cầu cao về điều kiện nhiệt độ như thực phẩm, trái cây, đồ đông lạnh,… phương tiện được chọn thường phải trang bị thùng kín và hệ thống điều hòa.
Đóng gói đúng tiêu chuẩn
Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển, nên ưu tiên chọn bao bì là vật liệu có độ bền cao, khả năng chống va đập tốt. Kích thước phù hợp với hàng hóa bên trong.
Ghi đúng thông tin, địa chỉ người nhận
Ghi chú rõ ràng, chính xác thông tin đơn hàng bao gồm: tên người nhận người gửi, số điện thoại, địa chỉ,…. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao hàng. Bên cạnh đó chủ hàng nên đưa ra các ghi chú cụ thể về thông tin hàng hóa như giá trị, yêu cầu bảo quản nếu có.
Bài viết đã đề cập đầy đủ về quy trình quản lý vận tải hàng hóa đường bộ, một khía cạnh quan trọng của ngành công nghiệp vận tải. Nội dung trên đã chứng minh rằng, xây dựng một quy trình quản lý bài bản không chỉ là bước cần thiết mà còn là yếu tố quyết định đối với sự phát triển của doanh nghiệp vận tải.
Bên cạnh đó, bài viết cũng đưa ra các lưu ý, quy định về tải trọng, lựa chọn phương tiện phù hợp, và đóng gói đúng tiêu chuẩn. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn và hiệu quả nhất.
>>>Tìm hiểu thêm: Top 13+ Phần Mềm Quản Lý Vận Tải Hiệu Quả 2024
Công ty TNHH Giải pháp và Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Vận tải hàng hóa đường bộ linh hoạt, giảm chi phí, giao hàng tận nơi, thích ứng với mọi loại hàng, tối ưu hóa thời gian giao hàng và dễ dàng theo dõi vận chuyển.
Quy trình bao gồm tiếp nhận đơn hàng, báo giá chi tiết, vận chuyển hàng hóa và thu cước vận chuyển.
Để giảm thiểu rủi ro, cần chú ý về tải trọng hàng hóa, chọn phương tiện phù hợp, đóng gói đúng tiêu chuẩn và ghi đúng thông tin, địa chỉ người nhận.
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
