Hiện nay, việc quản lý thủ công các hoạt động liên quan đến container đang trở nên quá tải và tiềm ẩn nhiều rủi ro, khiến cho quá trình hiện đại hóa của toàn ngành có phần trì trệ. Giải pháp phần mềm quản lý vận tải container chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp chinh phục mọi thách thức trong vận hành, mở cánh cửa cho hiệu suất bứt phá.
Phần mềm quản lý vận tải container là gì?
Trước khi đi vào tìm hiểu khái niệm về phần mềm quản lý vận tải container, chúng ta cần làm quen với tổng quan về một phần mềm quản lý vận tải.
Phần mềm quản lý vận tải
Phần mềm quản lý vận tải nói chung là một giải pháp công nghệ được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp vận tải trong việc theo dõi, giám sát và quản lý các hoạt động trong quy trình một cách chính xác và nhanh chóng. Phần mềm này cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng giúp tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tùy vào loại hình vận tải phục vụ là vận tải hàng hóa, vận tải hành khách và dịch vụ giao hàng tận nơi,… mà các phần mềm hỗ trợ sẽ được thiết kế và phát triển với các tính năng phù hợp có thể đáp ứng những yêu cầu quản lý của riêng lĩnh vực.
Phần mềm quản lý vận tải Container
Phần mềm quản lý vận tải Container là một loại phần mềm quản lý vận tải được thiết kế dành riêng cho việc vận chuyển container. Phần mềm này cung cấp các tính năng chuyên sâu giúp quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến vận chuyển container, bao gồm:
- Theo dõi vị trí, tình trạng container.
- Quản lý điểm đặt container.
- Lập kế hoạch và quản lý quá trình vận chuyển container.
- Xử lý các thủ tục, giấy tờ liên quan đến vận chuyển container.
- Quản lý việc lưu trữ container tại kho bãi.
Một số tính năng chủ chốt cần có trong phần mềm quản lý vận tải container
Để đáp thực hiện những nghiệp vụ phức tạp và đòi hỏi tính chi tiết và thống nhất như quản lý vận tải container, thì phần mềm cần được trang bị những tính năng chủ chốt sau:
Quản lý đơn hàng và hợp đồng
- Tạo lập và quản lý thông tin chi tiết về từng đơn hàng vận chuyển container như thông tin chủ hàng hàng, loại hàng hóa, lịch trình vận chuyển, nơi nhận/hạ cont, giá cước, tình trạng thanh toán, …
- Soạn thảo, lưu trữ, quản lý hợp đồng vận chuyển với các đối tác, nhà cung cấp. Theo dõi hiệu lực của các hợp đồng vận chuyển, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong hoạt động.
- Cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng thanh toán của các đơn hàng, giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả và tránh rủi ro tài chính.
Theo dõi và giám sát
- Giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác vị trí, trạng thái container (đang di chuyển, dừng đỗ, bốc dỡ hàng hóa) tại bất kỳ thời điểm nào thông qua hệ thống GPS. Từ đó đảm bảo kiểm soát tính trạng của container trong suốt quá trình vận chuyển, đảm bảo an toàn và hiệu quả.
- Giám sát các thông tin điều kiện môi trường bên trong container như nhiệt độ, độ ẩm, mức độ an ninh của container, đảm bảo chất lượng hàng hóa và an ninh cho lô hàng.
- Đưa ra những cảnh báo tự động về các sự kiện bất thường và rủi ro tiềm ẩn như container bị trễ hẹn, thay đổi lộ trình, có dấu hiệu đột nhập …, giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý và giảm thiểu tổn thất không đáng có.
Lập kế hoạch và điều phối
- Lập kế hoạch, đưa ra phương án vận chuyển container phù hợp nhất dựa trên các yếu tố như loại hàng hóa, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển …, đảm bảo hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển
- Tăng cường khả năng phối hợp giữa các khâu trong chuỗi cung ứng. Từ đặt chỗ container, giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan đến vận chuyển nội địa …, tạo ra một hệ thống liền mạch trong quá trình vận chuyển.
- Cập nhật về lịch trình vận chuyển, vị trí container, thời gian dự kiến giao hàng …, cho khách hàng, giúp gia tăng sự tin tưởng và hài lòng khi hợp tác.
Quản lý tài liệu
- Lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu (hợp đồng, vận đơn, chứng từ hải quan,…). Đảm bảo an toàn cho dữ liệu, truy cập nhanh chóng và chia sẻ dễ dàng cho các đối tượng.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng bằng các bảng điều kiện như tên, số hợp đồng, số vận đơn, ngày tháng …
- Chia sẻ tài liệu với khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ logistics, cơ quan hải quan… thông qua hệ thống với các cấp quyền truy cập khác nhau, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.
Báo cáo và phân tích
- Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả vận chuyển, chi phí, thời gian, tỷ lệ vận chuyển đúng giờ, tỷ lệ hư hỏng hàng hóa …, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết nhất về tình hình kinh doanh.9
- Phân tích dữ liệu để xác định điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Dựa vào đó làm cơ sở đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu kinh doanh vận tải.
Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý vận tải container
Tương tự như các giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý khác, phần mềm quản lý vận tải container cũng giữ vai trò giúp doanh nghiệp thực hiện việc điều phối và vận hành một cách tối ưu nhưng tiết kiệm thời gian và nguồn lực hơn rất nhiều lần so với phương thức thủ công. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp vận tải có thể đạt được khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải – vận chuyển.
Đối với chủ xe
- Đưa ra được những kế hoạch điều phối, vận hành phù hợp với từng mục tiêu của doanh nghiệp như tuyến đường ngắn nhất, chi phí thấp nhất, thời gian giao hàng phù hợp nhất,…
- Phối hợp linh hoạt các nghiệp vụ vận tải
- Tối ưu việc giám sát trên nhiều thiết bị, nhiều thời điểm và địa điểm khác nhau
- Kết nối và trao đổi nhanh chóng và hiệu quả
- Kiểm soát đội xe, phương tiện và các yếu tố kỹ thuật chặt chẽ hơn
- Đưa ra các báo cáo doanh thu, chi phí, sao kê, đối chiếu với nội bộ/khách hàng kịp thời
- Khai thác tối ưu nhất khả năng vận chuyển của từng phương tiện trong đội xe.
Đối với chủ hàng
- Tạo đơn hàng trực tuyến nhanh chóng, giảm thiểu các thao tác thiết lập đơn hàng và thông báo theo kiểu truyền thống.
- Cập nhật được tình hình xử lý đơn hàng của nhà vận tải trong mọi thời điểm
- Theo dõi được trạng thái cụ thể của đơn hàng vận chuyển như vị trí, tình trạng, các rủi ro đột xuất có thể xảy đến để có phương hướng xử lý kịp thời
- Quản lý được chi phí vận tải nhờ vào khả năng tính toán chính xác và phù hợp từ phần mềm quản lý vận tải container
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống quản lý nội bộ khác để tổng hợp nên bộ cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá và đưa ra quyết định cho hoạt động sản xuất kinh doanh
- Có căn cứ đánh giá hiệu quả, so sánh chi phí giữa các đơn vị vận tải nhằm chọn lựa đơn vị hợp tác kinh doanh lâu dài.
Tại sao nên dùng phần mềm quản lý vận tải?
Quản lý thủ công vẫn là phương thức quen thuộc trong việc điều phối, quản lý và kiểm soát vận chuyển hàng hóa tại hầu hết các doanh nghiệp vận tải hiện nay. Tuy nhiên, cách quản lý này không tránh khỏi việc tồn tại những hạn chế nhất định.
Dễ thấy nhất là việc thiếu minh bạch và thông tin không xuyên suốt đã làm cho quá trình quản lý trở nên phức tạp khiến nhà quản lý gặp khó khăn trong việc ra quyết định chính xác và kịp thời do thiếu thông tin đáng tin cậy và chi tiết và nhiều lý do khác.
Cải thiện hiệu suất hoạt động vận chuyển
- Giảm thiểu thời gian, công sức xử lý các nghiệp vụ như nhập liệu, theo dõi, phân tích và tổng hợp báo cáo khi hầu hết các quy trình này đều được tự động hóa khi áp dụng phần mềm. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí nhân lực, chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho và tổn thất do hư hỏng hàng hóa.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu khách hàng, mở rộng thị trường và thu hút khách hàng mới.
- Kiểm soát toàn bộ hoạt động vận tải container, theo dõi tình trạng hàng hóa và quản lý tài liệu.
- Cung cấp thông tin cập nhật, tăng cường khả năng phản hồi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí
Công nghệ đã hỗ trợ một phần lớn các nghiệp vụ quản lý nên số lượng nhân sự cần có cũng được giảm thiểu. Mặt khác nhờ có phần mềm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương án vận chuyển tối ưu nhất, giúp tối ưu thời gian, hạn chế rủi ro dẫn đến doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể.
Tạo dựng ưu thế cạnh tranh
Áp dụng phần mềm vào công tác quản lý vận tải là một điều tất yếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển và củng cố vị thế của mình trong ngành. Đặc biệt là một ngành dịch vụ ngày càng phát triển, có xu hướng trở thành ngành trọng tâm trong cơ cấu ngành kinh tế của Việt Nam như vận tải – logistic.
Tăng khả năng kiểm soát
Phần mềm quản lý vận tải container giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động từ khâu đặt chỗ, vận chuyển, đến giao nhận hàng hóa. Đồng thời, lưu trữ và quản lý tất cả các tài liệu, chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng
Khách hàng có thể cập nhật các thông tin về tình trạng đơn hàng, lịch trình vận chuyển, vị trí container để đưa ra những phản ảnh giúp doanh nghiệp vận tải đưa ra giải pháp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó, cung cấp dịch vụ vận chuyển chất lượng cao, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Phần mềm quản lý vận tải PMVT
Phần mềm quản lý vận tải PMVT là một công cụ đa năng và hiệu quả được các doanh nghiệp vận tải sử dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành hàng hóa. Với PMVT, người dùng có thể dễ dàng quản lý lịch trình vận chuyển, theo dõi vị trí của phương tiện trong thời gian thực, và giám sát hoạt động của tài xế.
PMVT cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về tình trạng của hàng hóa, giúp đảm bảo sự linh hoạt và phản ứng nhanh chóng đối với các biến động trong quá trình vận chuyển. Bằng cách tự động hóa quy trình quản lý, PMVT giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu suất và an toàn trong hoạt động vận tải.
Với những tính năng và ưu điểm của mình, phần mềm quản lý vận tải container PMVT đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp vận tải mong muốn chinh phục thách thức và đạt được sự thành công trong quản lý vận chuyển hàng hóa.
>>>Tìm hiểu thêm: Top 13+ Phần Mềm Quản Lý Vận Tải Hiệu Quả 2024
Công ty TNHH Giải pháp và Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Phần mềm quản lý vận tải container là một giải pháp công nghệ được thiết kế để quản lý, theo dõi và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển container. Nó giúp đối phó với thách thức vận hành bằng cách cung cấp thông tin chính xác về vị trí, tình trạng và lịch trình của container, từ đó tăng cường hiệu suất và linh hoạt trong quản lý vận tải.
PMVT phù hợp với các doanh nghiệp vận tải container quy mô vừa và lớn.
PMVT có giao diện trực quan, dễ sử dụng. Doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí về PMVT!
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
