Lĩnh vực vận tải B2B đóng góp một phần không nhỏ trong việc kết nối chuỗi cung ứng, thúc đẩy thương mại của mỗi quốc gia và tạo động lực cho sự phát triển kinh tế. Và có bao giờ bạn thắc mắc rằng với quy mô hàng chục đến hàng trăm xe cùng hàng ngàn chuyến hàng được vận chuyển mỗi tháng thì làm thế nào một doanh nghiệp vận tải thương mại B2B có thể quản lý và vận hành mọi công việc một cách trơn tru và hiệu quả như vậy?
Không chỉ bạn, mà đây cũng là câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp vận tải đang trăn trở tìm kiếm câu trả lời. Với một lượng lớn các phương tiện và rất nhiều đơn hàng cần xử lý,, việc tìm ra một giải pháp hỗ trợ thông minh được xem là yếu tố quyết định giữa thành công và thất bại.
Phần mềm quản lý đội xe vận tải được ra đời để thực hiện điều trên. Trong bài viết này, PMVT sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách làm việc và lợi ích của phần mềm quản lý đội xe vận tải dành cho doanh nghiệp B2B.
Bối cảnh ngành vận tải B2B tại Việt Nam
Sự tăng trưởng trong sản xuất và tiêu thụ hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại khi nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ trung tâm sản xuất đến các nhà phân phối và điểm bán lẻ với sự chính xác và linh hoạt cao, cũng đòi hỏi phải có hệ thống vận tải hiệu quả.
Đảm nhiệm vận chuyển hàng hóa đa dạng trên khắp mọi miền Tổ quốc, vận tải đường bộ chiếm tỷ trọng cao nhất trong vận tải B2B khi chiếm hơn 70% thị phần. Quy mô thị trường ước tính năm 2023 là 1.000 tỷ USD cùng mức tăng trưởng 10-15% mỗi năm, cho thấy tiềm năng to lớn và sức hấp dẫn của ngành.
Bên cạnh vị thế và những đóng góp to lớn, ngành vận tải B2B cũng đối mặt với nhiều thách thức:
Một trong những thách thức lớn nhất mà ngành vận tải B2B đối diện là vấn đề về hạ tầng. Theo báo cáo của Hiệp hội Logistics Việt Nam (VLA) thì dựa trên bảng xếp hạng chỉ số hiệu quả logistics (LPI – Logistics Performance Index) năm 2023 vừa được ngân hàng Thế giới (WB) công bố, Việt Nam chỉ đạt 43/160, xếp vị trí thứ 43 (giảm 4 bậc so với hạng 39 tại lần công bố LPI gần nhất vào năm 2018. Điều này cho thấy hệ thống vận tải vẫn còn nhiều hạn chế, gây ra những cản trở trong quá trình vận chuyển hàng hóa và dịch vụ.
Chi phí vận tải cao
Theo báo cáo của Hiệp hội Logistics Việt Nam (VLA), trên tổng giá trị hàng xuất nhập khẩu tại Việt Nam thì chi phí logistics chiếm khoảng 20-25%, con số này cao hơn nhiều so với nhiều quốc gia trong khu vực. Nguyên nhân là bởi giá nhiên liệu, chi phí bảo dưỡng xe, phí cầu đường,… . Sự tăng giá nhiên liệu và các chi phí liên quan này dẫn đến sự tăng chi phí vận chuyển, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp vận tải.
Hiệu quả hoạt động thấp
Tổng quan ngành vận tải Việt Nam được kết cấu bởi nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp, và đa phần là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Quản lý thủ công là cách mà hầu hết các doanh nghiệp này thường áp dụng. Quy trình tồn tại những mặt hạn chế như rườm rà, tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót, thiếu dữ liệu phân tích đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Đây đều là những vấn đề lớn ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp vận tải.
Chất lượng dịch vụ chưa tốt
Một yếu điểm nữa đến từ việc thiếu sự đồng bộ trong quản lý chính là tình trạng cập nhập thông tin đơn hàng dẫn đến tình trạng thất lạc, hư hỏng hàng hóa gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, danh tiếng và sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của doanh nghiệp.
Vấn đề an toàn giao thông
Tình trạng vi phạm và tai nạn giao thông còn cao gây ra nguy cơ cho tính mạng con người và tài sản của các doanh nghiệp vận tải B2B. Vấn đề này không thể tránh khỏi nhưng việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định giao thông có thể hạn chế các hậu quả nghiêm trọng đối với doanh nghiệp và cả xã hội.
Để vượt qua những thách thức này, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến đúng thời gian và địa điểm mong muốn, nâng cao chất lượng dịch vụ mang đến cho khách hàng cũng như xây dựng cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý tối ưu, việc áp dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý đội xe vận tải là một bước đi thông minh và cần thiết.
Các tính năng chính của phần mềm quản lý đội xe vận tải cho doanh nghiệp B2B
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp, phần mềm quản lý xe tải cung cấp nhiều tính năng chính sau:
Hệ thống hóa và quản lý thông tin, chứng từ
Phần mềm quản lý đội xe vận tải đều có chức năng hỗ trợ lưu trữ thông tin,, chứng từ liên quan đến hoạt động vận tải của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được quản tập trung ngay trên hệ thống, và được sắp xếp, phân loại theo các tiêu chí khoa học. Nhà quản lý có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng. Cơ chế tự động hóa quy trình quản lý thông tin này cũng giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nguồn nhân lực. Dữ liệu được lưu trữ an toàn, bảo mật, chống thất thoát.
Quản lý và điều phối đơn hàng
- Tạo mới và quản lý đơn hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng, giám sát lịch sử đơn hàng,…
- Phân loại đơn hàng theo nhiều tiêu chí như loại hình vận tải (ví dụ vận tải container, vận tải tổng hợp,…), địa chỉ giao nhận, loại hàng hóa và chủ hàng,…
- Lên kế hoạch, lịch trình vận chuyển cho từng đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng thời gian.
- Bố trí tài xế, phương tiện cho từng đơn hàng
- Theo dõi tiến độ vận chuyển của từng đơn hàng theo thời gian thực.
- Cập nhập trạng thái đơn hàng và thời gian giao hàng dự kiến đến khách hàng…
Hệ thống giám sát GPS
- Nắm bắt vị trí, lộ trình di chuyển, tình trạng hoạt động của xe dựa trên bản đồ theo thời gian thực.
- Ghi nhận và báo cáo các vi phạm giao thông của xe, để giải quyết các khiếu nại và đảm bảo an toàn giao thông.
- Phân tích dữ liệu di chuyển của xe, hành vi lái xe của tài xế để đưa ra các chiến lược cải thiện và tiết kiệm chi phí vận tải.
Quản lý công nợ khách hàng
- Quản lý hồ sơ khách hàng (bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử thanh toán,…).
- Theo dõi và báo cáo về tình trạng công nợ của từng khách hàng, bao gồm số tiền nợ, thời hạn thanh toán,…
- Gửi thông báo nhắc hạn thanh toán cho khách hàng.
- Báo cáo tình hình giải quyết công nợ, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động thu hồi.
Quản lý lương tài xế
- Tạo và quản lý các mức lương dựa trên các tiêu chí như loại hình vận tải, khu vực hoạt động, kinh nghiệm tài xế, loại hàng hóa, chủ hàng,…
- Tự động cập nhập mức lương cho tài xế, phụ xe trong chuyến theo các công thức được thiết lập sẵn, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, tiền xăng xe, tiền thưởng…
- Phân tích các dữ liệu về hiệu suất công việc của tài xế, bao gồm tổng số chuyến, số giờ lái xe, mức tiêu hao nhiên liệu,… để tính toán lương chính xác.
- Quản lý các khoản tạm ứng (bao gồm tạm ứng tiền lương, phụ cấp, tạm ứng tiền xăng xe,…).
- Quản lý thông tin thanh toán lương cho tài xế theo các phương thức như tiền mặt hay chuyển khoản ngân hàng
- Xuất báo cáo lương chi tiết cho từng tài xế và toàn bộ đội xe trong các kỳ thanh toán lương.
Quản lý nhiên liệu, phụ tùng
- Theo dõi mức tiêu hao nhiên liệu của từng chuyến, từng xe, từng tài xế để phát hiện kịp thời và có biện pháp khắc phục.
- Quản lý việc nhập và tồn kho nhiên liệu đảm bảo nguồn cung nhiên liệu đầy đủ, hạn chế thất thoát, thiếu hụt.
- Quản lý kho vật tư phụ tùng, dụng cụ sửa chữa xe,…
- Báo cáo chi phí nhiên liệu và chi phí phụ tùng, vật tư.
Tính năng thống kê, báo cáo trực quan
- Cung cấp nhiều báo cáo trực quan về các hoạt động vận tải
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu vận tải bằng các biểu đồ, hình ảnh trực quan.
- Cho phép tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Xuất báo cáo ra các định dạng khác nhau như PDF, Excel,…
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đội xe vận tải cho doanh nghiệp B2B
Bằng cách tận dụng sức mạnh của công nghệ, phần mềm quản lý đội xe vận tải mang lại nhiều lợi ích tích cực cho doanh nghiệp sử dụng. Sau đây là những ví dụ cụ thể:
Nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp vận tải
Phần mềm quản lý đội xe vận tải với tính năng tự động hóa các công việc như lập kế hoạch vận tải, theo dõi và điều chỉnh lộ trình vận chuyển giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian rảnh rỗi của xe, tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả trong quản lý.
Giảm thiểu chi phí
Áp dụng phần mềm quản lý đội xe vận tải giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận chuyển trực tiếp và cả gián tiếp một cách đáng kể. Nhờ tính năng tổng hợp dữ liệu và tính toán chi phí thông minh, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tài nguyên và giảm bớt các chi phí không cần thiết như tiền xăng hao hụt, chi phí bảo dưỡng xe.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Bằng cách cung cấp thông tin liên tục về vị trí và tình trạng của các xe vận chuyển cùng khả năng theo dõi và đánh giá hiệu suất, phần mềm quản lý đội xe vận tải giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường uy tín và lòng tin đối với khách hàng. Từ đó, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đối tác kinh doanh.
Các yếu tố cần xem xét trước khi lựa chọn phần mềm quản lý đội xe vận tải
Đề chọn lựa và bắt đầu sử dụng một giải pháp phần mềm quản lý đội xe vận tải, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:
Các tính năng cần thiết phải có trong phần mềm
Trước hết, cần xác định rõ những tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần ở một phần mềm quản lý đội xe vận tải. Các tính năng quan trọng có thể bao gồm theo dõi vị trí xe, quản lý lịch trình vận chuyển, quản lý đơn hàng, báo cáo và phân tích dữ liệu, quản lý tiêu thụ nhiên liệu, quản lý thu chi,… Việc đảm bảo phần mềm có đầy đủ các tính năng mà doanh nghiệp cần và ưu tiên sẽ giúp bạn khai thác triệt để những lợi ích mà nó mang lại trong việc tối ưu hóa quản lý vận tải và tăng cường hiệu suất làm việc.
Tích hợp và tương thích với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp
Một số doanh nghiệp đã và đang sử dụng các giải pháp quản lý vận tải khác thì cần cân nhắc thêm một yếu tố quan trọng khác là khả năng tích hợp và tương thích của phần mềm với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp giảm đảm bảo tính hiệu quả khi kết hợp sử dụng phần mềm vào hệ thống và hạn chế tình trạng gián đoạn.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì sau bán hàng
Cuối cùng, không ít quan trọng là đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm cung cấp dịch vụ hỗ trợ và bảo trì sau bán hàng đáng tin cậy. Bởi lẽ phần mềm là nhân tố gắn liền với hoạt động vận hành của doanh nghiệp trong dài hạn. Đồng thời, đặc thù các sản phẩm công nghệ đều cần có sự cập nhật, cải tiến thường xuyên, nên việc có sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ nhà cung cấp sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật và cải thiện hiệu suất sử dụng phần mềm.
Phần mềm quản lý đội xe vận tải PMVT – Giải pháp tối ưu cho Doanh nghiệp B2B
Phần mềm quản lý đội xe vận tải (PMVT) tích hợp đầy đủ các tính năng kể trên, có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích đáng kỳ vọng và là giải pháp cho những vấn đề mà doanh nghiệp vận tải lâu này vẫn luôn trăn trở. Với mục tiêu trở thành “trợ thủ” đắc lực của doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, cải thiện chất lượng dịch vụ vận tải tại Việt Nam, PMVT là một cái tên đáng để doanh nghiệp vận tải thương mại B2B tin tưởng và trải nghiệm.
Tham khảo chi tiết hơn về phần mềm quản lý đội xe vận tải PMVT và đăng ký trải nghiệm bản dùng thử miễn phí của phần mềm thông qua website pmvt.com.vn hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline (028) 39 616 069 để được hỗ trợ.
Công ty TNHH Giải pháp và Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Phần mềm quản lý đội xe vận tải PMVT là một giải pháp thông minh được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vận tải thương mại B2B. Nó giúp tổ chức và quản lý mọi hoạt động vận tải một cách hiệu quả và trơn tru, từ quản lý đơn hàng, lịch trình vận chuyển, đến việc theo dõi và giám sát hoạt động của các phương tiện và tài xế.
Một phần mềm quản lý đội xe vận tải cần có các tính năng như quản lý đơn hàng, theo dõi vị trí xe, lập kế hoạch vận chuyển, quản lý tiêu thụ nhiên liệu, và báo cáo và phân tích dữ liệu.
Sử dụng phần mềm quản lý đội xe vận tải giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí vận chuyển, và cải thiện chất lượng dịch vụ. Nó còn mang lại sự linh hoạt và tính linh hoạt trong quản lý.
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
