Quản lý đội xe đầu kéo là một phần quan trọng trong hoạt động vận hành của một doanh nghiệp vận tải. Việc quản lý hiệu quả đội xe không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro.
Những lợi ích phải kể đến như tiết kiệm được nhiên liệu, biết tận dụng linh hoạt nguồn nhân lực để giúp hoạt động vận tải hiệu quả hơn. Hãy cùng TNK khám phá cách để quản lý đội xe đầu kéo vừa hiệu quả vừa tiết kiệm chi phí nhé!
Xác định mục tiêu và chiến lược quản lý
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu kinh doanh của mình và đề ra một chiến lược quản lý đội xe đầu kéo phù hợp. Việc này bao gồm việc đánh giá nhu cầu vận chuyển, xác định mô hình kinh doanh, và các nguồn lực cần thiết.
Hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn đạt được mục tiêu: toàn thể nhân viên bao gồm tất cả tài xế, phụ xe, kế kiểm toán… đều thực thi nhiệm vụ cá nhân một cách minh bạch và trung thực. Một số tài xế hiện nay đều lạm dụng tiền ứng xe nhằm phục vụ mục đích cá nhân. Do đó xảy ra thất thoát hoặc tắc nghẽn dòng tiền của doanh nghiệp.
Ngoài ra, các vụ tai nạn cũng làm tốn chi phí rất nhiều xuất phát từ lỗi phía người điều khiển xe container do sử dụng nồng độ cồn, chất cấm, thiếu ngủ… Những thực trạng này chính là những hạn chế cũng là “bước đệm” để doanh nghiệp vận tải khắc phục hao hụt và giảm thiểu rủi ro.
Lên kế hoạch chăm sóc xe định kỳ
Người quản lý doanh nghiệp nên thường xuyên bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa kịp thời các loại xe đầu kéo trong đội. Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ giúp kéo dài tuổi thọ của xe và giảm thiểu sự cố không mong muốn.
Việc vạch ra kế hoạch cụ thể sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu cho doanh nghiệp. Nhưng lại đặt ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp: Nếu như có nhiều khoản chi tiêu cho chi phí sửa xe, các hóa đơn chằng chịt gây rắc rối cho hạch toán. Do đó cần có công cụ hỗ trợ để quản lý chặt chẽ các giấy tờ hóa đơn chi tiêu và tránh khai khống các khoản phí này.
TNK đã thấy được hiệu quả trong việc quản lý chi phí bảo dưỡng nên đã tạo ra các danh mục như là “Bảo dưỡng bảo trì, châm nước xe, châm nước bình ắc quy, cân hơi vỏ xe” và gồm các mục chi tiêu khác được quản lý chặt chẽ và có danh mục rà soát lại các khoản chi phí này. Điều này khiến cho doanh nghiệp vận tải dễ nắm bắt sử dụng, linh hoạt xoay chuyển dòng tiền của công ty mình và góp phần quản lý đội xe đầu kéo hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất
Việc sử dụng các công nghệ theo dõi xe để giám sát hoạt động của đội xe đầu kéo đóng vai trò mật thiết trong quản lý đội xe đầu kéo hiệu quả. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về việc vận hành, tiết kiệm nhiên liệu, và đánh giá hiệu suất lái xe.
Phần mềm cho các xe đầu kéo phải đáp ứng được điều kiện: luôn theo dõi được hành trình đi của xe theo thời gian thực, dữ liệu được lưu lại đầy đủ, thấy được tốc độ xe đi, camera hành trình liên kết với phần mềm xe đầu kéo, tình trạng nhiên liệu, và tính được mức lợi nhuận/ hao hụt khi đi xe là yếu tố tất yếu cần có để đánh giá chất lượng chuyến đi hàng. Ngoài ra, nếu xảy ra sự cố ngoài ý muốn, những dữ liệu này rất quan trọng để xác minh cho vụ việc an toàn xe.
Quản lý tài xế
Tài xế là một nhân tố không thể thiếu trong hoạt động vận tải. Doanh nghiệp vận tải nên yêu cầu tất cả các tài xế đều có đào tạo đầy đủ về kỹ năng lái xe an toàn và quy trình vận hành vận tải. Ngoài ra, phòng ban điều phối phải tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên tài xế để đạt được hiệu suất tốt nhất.
Thực trạng hiện nay dễ thấy trong việc làm giả giấy phép lái xe, doanh nghiệp vận tải cần tuân thủ đúng pháp luật. Điều này sẽ làm cho những người tài xế nghiêm túc chấp hành luật giao thông đường bộ, hạn chế được rủi ro không đáng thấy, hơn hết tránh thiệt con người trong vận tải.
Nhằm mục đích quản lý đội xe đầu kéo linh hoạt và hiệu quả, TNK đã đầu tư kiểm tra, quản lý giấy phép lái xe đúng như pháp luật giao thông hiện hành bao gồm: Giấy phép lái xe, Kiểm định, Bảo hiểm, Camera hành trình, Phòng cháy chữa cháy. Ngoài ra, phần mềm sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết khi nào các giấy tờ này gần hết hạn và được hạch toán chi phí cụ thể trong các danh mục này.
Ứng dụng phần mềm trong quản lý đội xe đầu kéo
Công nghệ ngày càng phát triển và trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý đội xe đầu kéo. Người quản lý vận tải khi sử dụng các công cụ này có thể tự động hóa quy trình quản lý, giảm thiểu sự cố và tối ưu hóa hiệu suất. Chỉ cần đăng nhập vào hệ thống tại nhà, các chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng nhận được dữ liệu, thông tin các xe đang chạy, các khách hàng tiếp nhận dễ dàng và minh bạch. TNK sẽ là lựa chọn tối ưu khi tích hợp nhiều tính năng tốt nhất để quản lý hiệu quả đội xe đầu kéo.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên
Phần mềm TNK giúp lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân viên bao gồm thông tin cá nhân và thông tin lương thưởng, phúc lợi, bảo hiểm của mỗi cá nhân. Chỉ cần tạo tài khoản trong danh mục Người điều hành của phần mềm vận tải, lọc ra quyền cá nhân được sử dụng trên phần mềm, giúp cho từng cá nhân làm việc được thống nhất, rõ ràng, cụ thể.
Quản lý danh mục xe và người điều khiển phương tiện
Phần mềm có tính năng tạo mới dữ liệu về danh mục xe của doanh nghiệp bao gồm các thông tin cơ bản về loại xe, số xe, nhóm xe và quản lý định mức nhiên liệu của xe. Đây là nền tảng cơ bản để tính được hao hụt nhiên liệu và xem được hao hụt của nhiên liệu.
Đối với chức năng tạo mới thông tin về tài xế, phụ xe giúp hỗ trợ lưu trữ nhiều thông tin cá nhân người điều khiển xe. Ngoài ra còn có các nghiệp vụ liên quan như quản lý về ngày đi lệnh hàng, quản lý giấy phép lái xe, lương, phần trăm hỗ trợ lương. Mặt khác, phần mềm còn cung cấp thêm cả tính năng: đang đi làm, đã nghỉ làm, cần xác nhận. Từ những tính năng trên, giúp doanh nghiệp quản lý triệt để các nhóm đối tượng điều khiển xe của công ty.
Lưu trữ nhóm đối tác hiệu quả
Phần mềm vận tải TNK cam kết lưu và bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng tuyệt đối. Ngoài các thông tin này, phần mềm còn có các tính năng quản lý lương liên quan đến nhóm đối tác và được hạch toán rõ ràng chi phí trong các danh mục tổng hợp. Phần mềm tra cứu thông tin và các chi phí phát sinh liên quan đến nhóm khách hàng doanh nghiệp một cách minh bạch.
Sắp xếp lệnh điều xe
Phần mềm có chức năng tạo lệnh điều xe (lệnh điều xe container và lệnh điều xe tổng hợp) gồm các thông tin như: ngày giờ đi hàng, loại vận chuyển, số cont, số seal, loại hàng hóa, số xe, mã ghép chuyến, các chi phí nâng hạ, lương tài xế, lương phụ xe và các chi phí liên quan. Phần mềm cho phép ghép 2 chuyến hàng thông qua mã ghép chuyến và cắt kéo cont về. Từ đó, hỗ trợ tối đa năng suất làm việc của tài xế, thống nhất rõ ràng kế hoạch trong ngày, biết tận dụng triệt để khoảng thời gian trống để doanh nghiệp điều phối linh hoạt hơn.
Đánh giá và điều chỉnh
Các doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá và điều chỉnh chiến lược khi có những thay đổi trong môi trường kinh doanh và công nghệ. Cụ thể lập kế hoạch hàng ngày, hàng tháng, hàng quý. Nêu rõ mục tiêu phấn đấu cho từng tháng, quý giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được kỳ vọng đã đặt ra. Do đó, người quản lý đội xe đầu kéo phải luôn duy trì tổ chức một cách hiệu quả và cạnh tranh.
Việc đánh giá tình hình chiến lược cần có một đội ngũ nhân viên chuyên môn và sáng tạo. Họ là người trực tiếp theo dõi và đánh giá được tình trạng đội xe đầu kéo, so sánh được lợi ích của chiến lược mới so với chiến lược hiện tại. Đặc biệt, cần nhanh chóng cập nhật tình hình xe theo đúng pháp luật quy định khi vấn đề xe được cải cách.
Ví dụ như thuế xe, chi phí cầu đường, cơ sở hạ tầng, và các cảng logistics. Luôn rà soát và biết rõ kiện hàng đang chuyên chở, chất lượng, chi phí, nơi sản xuất là các yếu tố quan trọng trong vận tải xe. Đồng thời, thay đổi chính sách phúc lợi doanh nghiệp, hỗ trợ chi phí cho các tài xế, phụ xe, nhân viên thỏa đáng, tuyên dương khen thưởng và chế tài phù hợp sẽ răn đe được sai phạm xuất phát từ việc không chấp hành theo quy định doanh nghiệp và quy định pháp luật.
Sẵn sàng cầu tiến, học hỏi điểm mạnh từ các doanh nghiệp khác
Gia nhập các hiệp hội vận tải và các doanh nghiệp vận tải lân cận để học hỏi, cải thiện tình hình doanh nghiệp của mình được xem là cách quản lý đội xe đầu kéo khôn ngoan của các doanh nghiệp vận tải hàng đầu. Sự liên kết mạnh mẽ sẽ giúp kinh tế – xã hội đi lên nói chung và các doanh nghiệp nhỏ lẻ nói riêng.
Học tập từ những sai phạm của doanh nghiệp khác, dần cải thiện cho chính doanh nghiệp mình, ví dụ như sự cố tai nạn do lỗi vô ý của tài xế, không có gì minh chứng cho vụ việc cũng dễ thất thoát nhiều chi phí tố tụng, thời gian, sửa chữa xe đầu kéo. Các doanh nghiệp vận tải đồng lòng chia sẻ những rủi ro cho nhau, các hành vi sai phạm phổ biến, các cá nhân sai phạm sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng tương tự.
Tóm lại, Quản lý đội xe đầu kéo hiệu quả đòi hỏi sự kỷ luật, chiến lược và sử dụng công nghệ hiện đại một cách thông minh. Đặt ra mục tiêu đề cao năng suất, hiệu quả công việc cả người quản lý đến các cấp bậc nhỏ là yếu tố giúp doanh nghiệp vận tải sớm thực hiện được kế hoạch đề ra.
Công ty TNHH Giải pháp & Công nghệ TNK
Địa chỉ: 137 Lũy Bán Bích P.Tân Thới Hòa Q.Tân Phú TPHCM
Hotline: 028 3961 6069 – 0978 700 220
Email: hotro@tnk.com.vn
Website: tnk.com.vn
Khi quản lý đội xe đầu kéo, cần xem xét các yếu tố như bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa, tiêu thụ nhiên liệu, thời gian vận chuyển, và hiệu suất lái xe. Các yếu tố này giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu chi phí.
Để quản lý đội xe đầu kéo hiệu quả, cần sử dụng phần mềm quản lý vận tải hiện đại, theo dõi và bảo trì định kỳ các phương tiện, cung cấp đào tạo cho lái xe, và xây dựng một lịch trình vận chuyển hợp lý. Điều này giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong quản lý đội xe đầu kéo.
Quản lý đội xe đầu kéo là việc tổ chức và điều hành các hoạt động liên quan đến xe đầu kéo trong công ty vận tải. Điều này quan trọng để đảm bảo vận hành suôn sẻ, an toàn, và tiết kiệm chi phí.
Làm việc trong đơn vị chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ cho lĩnh vực vận tải TNK. Với sự hiểu biết sâu sắc về ngành và sự thành thạo về công nghệ, chúng tôi cam kết mang đến những thông tin và giải pháp đáng tin cậy, giúp độc giả tự tin và an tâm trong quá trình tìm hiểu và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực vận tải.
Phan mem kha ok, doi ngũ ho tro rat nhiet tinh
minh can su dung phan mem. phan mem cua ban phu hop voi cong ty cua minh
Ben mình đang sử dụng pmvt. Khá ok nhưng chi phi lai re